大切な文書保管について

大切な文書保管について

文書保管を専門に行っている会社を皆さんはご存知だろうか。
いくらIT化が進んだとは言え何だかんだと文字にして残しておく事は重要な作業である。
大事な契約等を全てパソコンで行いパソコンで保管している会社なんてほとんどないであろう。
しかしながら法律により定められた法定年限により保存しておかなければならない文書、会社がある限りほぼ永久的にとって置かなければならない文書はどこの企業も多く抱えているのではないだろうか。
そしてその膨大な量の書類を管理していくにあたりコストや安全面に関して不安が生じるのは自然な流れであると言える。
そんな不安や問題を解決するのが文書保管を専門としている会社だ。
専門としているだけあって高い安全性や文書の一枚単位までを万全のセキュリティ体制で守ってくれる心強い味方である。
依頼するお金の面と自社で保管していくコストを比べてみて頂きたい。
どちらが正しいコストダウンかの答えは自ずと出てくるはずである。

文書保管体制とは

文書保管と一口に言ってもどのような方法によって管理されているか気になるものだ。
やはり文書管理の専門だと会社ではする事の出来ないような保管方法をとってくれるのがありがたい面である。
大切な文書が傷まないように一定の温度と湿度で管理保管してくれるのだ。
これを一般の会社で行うと考えると難しい。
そして文書保管だけでなく必要な書類を必要な時に取り出せるのだ。
ただただ文書を保管しているだけでは無いのである。
例えばであるが書類によって箱単位であったりファイル単位であったり一枚単位であったりその時に最適な文書の保管方法も提示してくれるのだ。
その管理方法もバーコード登録をし、その登録した物をWEBに反映させ依頼者がリアルタイムに確認する事が出来てとても便利である。
保管している文書を把握しきれて無かったり過去に誤って必要書類を廃棄してしまった、管理方法が社内で統一されていない、なんて心当たりがあるなら是非検討して頂きたい。

文書保管だけではないそのサービスとは

会社に必要のない書類が溜まりに溜まっている。
なんてちょっと思い当る所はないだろうか。
日々の業務に忙しく気づけばこんなに溜まっていたなんて。
という方は多いだろう。
しかしながらその膨大な量の文書を会社でシュレッダーにかけ廃棄しようと思うとどれだけの手間とお金が掛かるかは想像したくないものだ。
そんな時に専門の会社に依頼すれば企業情報、顧客情報、個人情報など流出しては絶対にならない情報を安全かつ手間いらずで廃棄出来るのである。
それが書類の溶解処理という方法だ。
シュレッダーにかけた時のように大量のゴミが出る事も無く逆に溶解リサイクルされ非常にエコであると言える。
文書保管サービスがある業者を探す
こちらがやる事と言えば不要な書類を箱詰めし集荷依頼をするだけ。
たったこれだけなのだ。
溶解処理なら機密情報が漏えいする事が無くエコで安全というさすが文書保管の専門家であるといった所だ。
文書保管先としてだけでは無く安全に廃棄してくれる先として利用する価値が十分にあるだろう。